Un caso testigo: cómo la inteligencia artificial transforma las empresas

Mientras la inteligencia artificial (IA) concentra hoy la agenda tecnológica y promete transformar la manera en que las empresas trabajan, analizan información y toman decisiones, muchas organizaciones todavía enfrentan un desafío previo: lograr que su operación funcione de manera integrada. Antes de incorporar herramientas de IA, necesitan ordenar procesos, unificar la información y eliminar la fragmentación que limita la eficiencia y dificulta la toma de decisiones.

En ese escenario, el software de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) deja de ser simplemente un software de gestión para convertirse en la infraestructura sobre la que se construye la empresa inteligente. Al integrar procesos, centralizar la información y garantizar datos confiables y disponibles en tiempo real, crea las condiciones necesarias para que la inteligencia artificial aporte verdadero valor al negocio.

Un caso de éxito en este proceso es el de la empresa argentina Megatrans, quienes explican a Negocios cómo ese camino puede recorrerse con resultados concretos. La compañía tiene 30 años en el mercado y está especializada en soluciones tecnológicas para la gestión y el monitoreo de activos estratégicos. Con el crecimiento del negocio, comenzaron a hacerse visibles las limitaciones de su modelo de gestión. La incorporación de distintas herramientas para resolver necesidades puntuales derivó, con el tiempo, en información dispersa, tareas duplicadas y procesos que requerían cada vez más intervención manual.

"Trabajábamos con un ERP que ya no podía evolucionar con nosotros. Para cubrir nuevas necesidades fuimos incorporando distintas herramientas, pero eso terminó generando fragmentación de la información, duplicación de tareas y mayores dificultades para gestionar la operación de manera integrada", explica Facundo Zumarraga, gerente de Operaciones de Megatrans.

Para revertir esa situación, la compañía decidió implementar una solución rosarina, se trata de MyLogic, el ERP desarrollado por NeuralSoft para centralizar la gestión en una única plataforma. El proyecto demandó poco más de un año e incluyó el reemplazo del sistema anterior, la integración de las aplicaciones que continuaron utilizándose y el rediseño de procesos que involucraban a distintas áreas de la organización.

Aunque la implementación requirió cerca de un año de trabajo, los beneficios comenzaron a percibirse rápidamente una vez que el sistema entró en operación.

Con la nueva plataforma, procesos que antes requerían múltiples intervenciones manuales y la participación de distintas áreas comenzaron a ejecutarse de forma automática, reduciendo tiempos administrativos, eliminando retrabajos y agilizando tareas que impactaban directamente en la operación y en la atención al cliente.

La automatización es clave

Uno de los cambios más significativos se produjo en la gestión de las órdenes de servicio. A partir de la integración entre las aplicaciones utilizadas por los técnicos en campo y MyLogic, procesos que antes dependían de la intervención manual comenzaron a ejecutarse automáticamente. Hoy, cuando una instalación es finalizada y validada desde el dispositivo móvil del técnico, el sistema genera de forma instantánea la facturación correspondiente, las órdenes de mantenimiento asociadas, los movimientos de stock y la activación de los servicios recurrentes.

Con un volumen promedio de 1.500 órdenes mensuales, la automatización permitió ahorrar cerca de 47 horas de trabajo administrativo por mes. Esa mejora hizo posible reubicar a dos colaboradores hacia funciones de mayor valor para la organización, donde hoy aportan en tareas más estratégicas y con mayor impacto en el negocio. Además, redujo prácticamente a cero los errores derivados de la carga manual de información y eliminó cuellos de botella que, en algunos casos, retrasaban hasta una semana la puesta en marcha de nuevos servicios.

"Cuando logramos que una instalación se procese automáticamente, no solo ganamos velocidad. También podemos facturar antes, activar los servicios recurrentes y mejorar la experiencia del cliente. La integración genera beneficios que atraviesan toda la organización", señala Zumarraga.

La incorporación de la preventa, la gestión de tickets y otros procesos al ERP permitió además que todas las áreas comenzaran a trabajar sobre una única fuente de información, reduciendo inconsistencias, eliminando retrabajos y mejorando los tiempos de respuesta.

“Muchas empresas llegan a un punto en el que sus sistemas empiezan a limitar su capacidad de crecimiento. El desafío ya no pasa solamente por automatizar tareas, sino por construir una gestión integrada que permita escalar sin multiplicar la complejidad operativa", explica Germán Viceconti, director Comercial de NeuralSoft.

Adaptarse a los cambios y evolucionar

Más allá de los indicadores de eficiencia, uno de los cambios más relevantes fue la capacidad de la organización para seguir evolucionando. Al contar con una plataforma flexible y adaptable a sus procesos, los equipos comenzaron a impulsar nuevas iniciativas y mejoras operativas que antes resultaban difíciles de implementar.

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Esa evolución también dejó preparada a la empresa para dar el siguiente paso. Al disponer de procesos estandarizados, información integrada y datos confiables, Megatrans cuenta hoy con una base sólida para incorporar herramientas de inteligencia artificial que automaticen tareas de mayor complejidad, fortalezcan la toma de decisiones y generen nuevo valor para el negocio. Sin ese trabajo previo de ordenamiento e integración, ese potencial difícilmente podría aprovecharse.

"Para nosotros, la experiencia dejó una conclusión clara: la transformación digital genera su mayor impacto cuando la tecnología logra adaptarse al negocio y acompañar su evolución. El valor no reside únicamente en automatizar procesos, sino en construir una gestión integrada que permita crecer sin sumar complejidad", afirma Facundo Lezica.

En un contexto donde proliferan agentes de inteligencia artificial capaces de resolver tareas específicas en poco tiempo y con inversiones relativamente bajas, el caso de Megatrans pone de relieve una diferencia fundamental: las transformaciones digitales que generan cambios profundos y sostenibles requieren abordar la estructura de la operación. Ese tipo de proyectos demanda más tiempo y esfuerzo, pero también construye una base tecnológica que multiplica el retorno de las inversiones futuras, incluida la incorporación de inteligencia artificial.

"Hoy muchas empresas se entusiasman con herramientas de inteligencia artificial porque permiten resolver necesidades puntuales de manera muy rápida. El desafío es no confundir velocidad con transformación. Cuando la operación sigue fragmentada y los datos están dispersos, el impacto de la IA es necesariamente limitado. Primero hay que construir una base sólida; después, la inteligencia artificial multiplica ese valor" concluye Germán Viceconti.