El cartel aparece con frencuencia: indica que casi no hay espacio. Hasta que un día pone fecha límite para recibir y enviar correos. Una de las pesadillas recurrente que atacan a los usuario de Gmail es la amenaza de quedarse sin espacio. Para cualquiera con un vida laboral y socal activa los 15 gigas que otorga gratuitamente Google quedan cortos en poco tiempo. La lógica empresaria es impulsar al usuario a comprar gigas, pagar por espacio. Antes de caer en la desesperación, es preciso tener en cuenta que existen formas de administrar el espacio eficientemente sin pagar un peso (o dólar).
Contar con espacio en Google no responde a un capricho, sino más bien a una necesidad. Cuando el espacio se agota en Gmail, la plataforma no permite enviar ni recibir ningún correo. Esta se vuelve una situación delicada para aquellas personas que utilizan el correo con frecuencia o como herramienta de trabajo.
Pero, para hacerle frente a ese espacio de almacenamiento que parece tan finito y mezquino, existen ciertas recomendaciones que el usuario puede seguir. Un chequeo frecuente del estado del almacenamiento siempre es recomendable para evitar llegar al momento crítico en el que la amenaza de dejar al usuario incomunicado parece cobrar especial vigor.
Cómo liberar espacio en Gmail y no tener que comprar más gigas
Como punto de partida hay que tener en cuenta una cuestión fundamental. Gmail es uno de los tantos servicios que ofrece un mismo dueño: Google. Esto implica que, el espacio total que ofrece Google no está volcado únicamente en la plataforma de correo electrónico, este se divide entre todos sus servicios.
Así, cuando el usuario es notificado por su falta de espacio en el almacenamiento, no necesariamente en todos los casos el dedo va a ser apuntado contra Gmail. Con gran frecuencia, son otros los servicios que ocupan la mayor cantidad de espacio, como Google Fotos, Google Drive, Google Calendar, etc.
Para reconocer la aplicación que más espacio está abarcando, Google ofrece la posibilidad de administrar el almacenamiento. Esto se puede realizar desde Google One o directamente clickeando en el aviso de falta de espacio. Entonces, al acceder a la administración, el usuario podrá detectar con precisión cuál es el servicio al que hay que limpiar con mayor urgencia. Y puede que, en comparación con los demás, Gmail se salve.
Ahora, también puede ocurrir que ese amenazante aviso de Google exponga, en efecto, una cruda verdad: el usuario ya no cuenta con espacio específicamente en Gmail. En ese caso, solo queda apelar a algunas técnicas y sacrificar algunos minutos.
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Limpieza profunda de la casilla de correo
Como siempre que un bien se encuentra acumulado, en algún momento llega la hora de ejecutar una limpieza. Esto no suele ser del agrado del usuario, pero resulta una tarea fundamental tras el objetivo de liberar espacio. En ese sentido, es más que posible que varios de los mails conservados no respondan a motivos útiles o que justifiquen su permanencia. Y este grupo de correos debe ser eliminado. No solamente de la bandeja de entrada, sino también de la papelera. Para siempre.
Muchas veces, los correos quedan asociados a newsletters o empresas que envían promociones y notificaciones constantemente. Algunas de ellas pueden ser realmente valoradas por el usuario, pero otras seguramente son totalmente superfluas. Todo mensaje que no sea relevante puede ser eliminado e incluso el contacto con estas entidades se puede dar de baja. De esta manera, se corta el problema de raíz y se ahorra espacio también a futuro. Los lazos se pueden eliminar desde la sección “Promociones” de Gmail.
Una vez descartados los correos totalmente prescindibles, el usuario se va a quedar con una selección que, dependiendo el caso, va a variar en cantidad pero en definitiva se va a tratar de la formación titular. Quedará un conjunto de correos que el usuario no va a querer o poder borrar, pero por suerte, estos pueden ser almacenados en otro lugar.
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Cómo descargar los mails de Gmail
Los mails de Gmail se pueden descargar en conjunto o de forma individual. Esta decisión permite conservar los correos pero en plataformas que no presentan problemas por el espacio. Es así que, una vez descargados en otros servidores, se pueden eliminar de la casilla de Gmail y dejar ese espacio libre.
Para descargar un correo electrónico de Gmail a la computadora, el usuario debe abrir la plataforma, ingresar al mail que quiere guardar y hacer clic en "Más", representado con los tres puntos alineados verticalmente en la barra de funciones que se encuentra en el sector superior derecho de la pantalla.
Una vez allí, se debe hacer clic en "Descargar mensaje" para que, desde Gmail, se descargue un archivo en formato EML, utilizado exclusivamente para mails. El mismo no será legible y es por eso que, para que vuelva a tomar la forma de texto, se debe realizar otro paso: contar con un correo electrónico de escritorio.
Actualmente, se pueden utilizar servicios como Mailbird, que se descarga de manera gratuita en su sitio oficial y se instala fácilmente en cualquier computadora.
Otro de los servicios preferenciales para abrir textos en formato EML y leer mails descargados de Gmail es el que ofrece Mozilla Thunderbird, que también se descarga de manera gratuita a través de su sitio oficial. Una vez instalada, se pueden abrir los mails como se puede abrir cualquier otro archivo en Word o Excel, por ejemplo.
Por último, la manera más simple y rápida es abrir cualquier navegador y arrastrar el archivo hacia la barra de direcciones. Una vez que se pulse Enter, se podrá visualizar el cuerpo del mail pero no se podrá ver ni el asunto ni el remitente.
También existe la posibilidad de descargar todos los mails de la cuenta de Gmail sin tener que seleccionarlos uno por uno. Para esto se recomienda hacer una limpieza previa ya que este método descarga todos los archivos existentes. Para ejecutarlo, el usuario debe ir hacia su cuenta de Google Takeout y seleccionar únicamente la casilla referida a Gmail (puede aparecer como "correo electrónico").
Tras ello, se debe deslizar hacia abajo y presionar "Paso siguiente" para elegir las condiciones de la descarga. La misma puede ser por única vez, con todo el contenido, o segmentarla cada dos meses durante un año.
Los formatos que se pueden seleccionar para el archivo descargado son ZIP (se puede abrir y descomprimir en cualquier computadora) y TGZ (si el usuario cuenta con sistema operativo Windows, es posible que requiera de complementos para abrir el archivo).
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“Divide y reinarás”: otra recomendación
Un consejo útil para garantizar un mejor aprovechamiento del espacio es distribuir los correos en cuentas diferentes. En tanto la creación de cuentas en Google es totalmente gratuita, una opción viable es ser dueño de más de una de ellas.
Contando con más de una cuenta, el espacio a disposición es mucho mayor. Y si bien puede parecer molesto tener más de un centro en el que se guarden correos, si el criterio de división es efectivo, podría incluso mejorar la organización. Así, muchas personas poseen una cuenta personal y una cuenta para los mails de trabajo. A todo involucrado laboralmente se lo contacta desde el segundo y se evita llenar la cuenta principal de mails laborales.
