Gmail: 10 trucos escondidos para aprovechar al máximo el correo electrónico más popular

Gmail, el correo electrónico de Google, es utilizado por millones de usuarios en todo el mundo. Es un servicio muy fácil de usar que, sin embargo, tiene varias funcionalidades que muchos desconocen. Estos trucos y funciones “ocultos” permiten darle mayor productividad y mejorar la experiencia del usuario.

En la actualidad, Gmail tiene unos 1500 millones de usuarios activos y está disponible en 105 idiomas. Además, cuenta con una aplicación exclusiva para los dispositivos móviles y un sitio web para iniciar sesión desde cualquier lugar.

Este servicio ofrece un uso total de 15 GB de memoria y el tamaño de los archivos adjuntos en cada mail es de 25 MB máximo. Como alternativa a los archivos adjuntos de mayor tamaño, existe la posibilidad de compartir un enlace a Google Drive.

En cuanto a su facilidad de uso y al diseño, Google basó su interfaz en el navegador. Y hay más: puede personalizarse, por ejemplo, con fotos y colores.

Gmail fue creado por la empresa estadounidense desde el 1 de abril de 2004, pero pasó más de cinco años de pruebas hasta ser considerado como un producto finalizado el 7 de julio de 2009. Recién el 13 de febrero de 2007 fue liberado completa y mundialmente los registros para los nuevos usuarios sin necesidad de una invitación.

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1- Atajos de teclado

Conocer los atajos de teclado de Gmail permite ahorrar tiempo y navegar rápidamente por la bandeja de entrada. Desde marcar correos como leídos, hasta archivar o eliminar mensajes.

Los atajos de teclado son una forma eficiente de realizar acciones sin necesidad de utilizar el mouse. Algunos de estos son:

• Tecla C: crear un nuevo mensaje.
• Tecla R: responder un correo que se encuentre abierto.
• Tecla A: responder a todos los contactos que están incluidos en un correo.
• Tecla F: reenviar correo.
• Tecla E: archivar correo electrónico.
• Tecla #: enviar mensaje a la papelera.
• Tecla !: marcar como spam.

En caso de que no puedas utilizar estos atajos, se debe habilitar la función de la siguiente manera: ir al menú de Configuraciones > General > Combinaciones de teclas y activar la opción > Guardar cambios.

Además de estas, existen muchas más combinaciones de teclado de Gmail.

2- Cancelar un correo ya enviado

Si por algún error un usuario envía un correo a la persona equivocada, todavía cuenta con una instancia de cancelación, aunque esta alternativa es para tiempos cortos y no para mensajes antiguos.

Gmail permite aumentar el rango de tiempo para cancelar el envío de un correo de 5 hasta 30 segundos, en los que el usuario puede cancelar el envío de un correo si así lo desea.

Para modificar la cantidad de segundos, estos son los pasos: Configuración > General > Deshacer el envío.

3- Programar el envío de un mail

Cuando el usuario tenga varios correos electrónicos por enviar o simplemente necesite hacerlo en un momento específico, cuenta con la posibilidad de programarlos con anterioridad.

Esta herramienta es simple de utilizar y funciona en tres simples pasos: Redactar correo > Pulsar el botón que aparece al lado de Enviar > Programar envío > Seleccionar la fecha y hora deseada.

4- Respuestas automáticas

El usuario puede responder a los correos electrónicos recibidos sin necesidad de estar presente en el momento a través de respuestas automáticas. Estas son configuradas previamente y se envían al momento de recibir un mensaje.

Para poder configurar esta función los pasos a seguir son: Configuración > Respuesta automática > Respuesta automática activada > Completar el período, el asunto y el mensaje > Marcar si quieres que solo tus contactos vean la respuesta automática > Guardar cambios.

5- Posponer correos

A través de la opción de “Posponer correos”, el usuario puede “poner a dormir” sus correos para ser revisados en otro momento. El usuario puede eliminar temporalmente algunos correos recibidos y, al finalizar el periodo de tiempo elegido, estos aparecerán como si llegaran por primera vez, con un funcionamiento al estilo de recordatorio.

Para posponer el correo recibido se debe: Pulsar el botón con un reloj > Configurar las opciones de fecha y hora > Revisar en la sección de Pospuestos.

6- Plantillas

Al momento de tener que responder correos recibidos, puede ser de gran ayuda tener mensajes personalizados que ayuden a ganar tiempo.

Para eso, hay que seguir estos cuatro pasos: Redactar el correo > Clic en el menú de tres puntos > Plantillas > Guardar borrador como plantilla > Nueva plantilla.

7- Trabajar sin internet

En caso de contar con problemas de conexión a Internet, es posible seguir con el trabajo en Gmail y no perder productividad.

Los usuarios podrán seguir visualizando correos y responderlos. Una vez que vuelva la conexión a Internet, todos los correos serán enviados.

Para acceder a esta herramienta se deberá configurarlo de la siguiente manera: Configuración > Sin conexión > Activar.

8- Modo confidencial

Esta herramienta permite darle una fecha de vencimiento a un correo a la hora de enviarlo. Según la necesidad del usuario, se puede personalizar la fecha de visualización del mail.

Para activar esta opción deberá seguir estos pasos: Redactar > Botón de candado y reloj > Personalizar fecha de caducidad del correo.

9- Búsquedas avanzadas

Gracias a la búsqueda por texto o palabra clave se puede evitar tener que revisar toda la bandeja de correos para conseguir alguno en particular. Además de esto, es posible realizar algunas búsquedas aún más específicas.

Escribe tu palabra clave y utiliza alguna de las siguientes opciones para tener una búsqueda avanzada:

• in:inbox para los mensajes en la bandeja de entrada.
• in:sent para los correos enviados.
• in:trash para los mensajes en la papelera.
• in:spam para todos los correos que se hayan marcado automáticamente o manualmente como spam.

10- Personalizar la bandeja de entrada

Las etiquetas ayudan a organizar mejor los correos gracias a la personalización por categorías de los mails. Por ejemplo: trabajo, trámites, estudio o cualquier otra característica. Los filtros y las etiquetas ayudan a optimizar la búsqueda de correos y a organizar la bandeja de entrada.

Para acceder a esta herramienta siga estos pasos: Configuración > Filtros y direcciones bloqueadas > Crear un filtro.

Por otro lado, la opción para crear carpetas se encuentra en el menú principal a la izquierda y es el último botón.

La evolución de Gmail

A lo largo de los años, a la par de su crecimiento a nivel mundial, el servicio evolucionó a medida que fue renovándose y que mejoró su funcionalidad con nuevas herramientas y detalles de diseño para mejorar la experiencia de los usuarios.