Para trabajar, organizarse y hasta para llevar las cuentas de la vida cotidiana: las posibilidades que brinda Excel son infinitas. Esta herramienta, que forma parte del paquete básico de Microsoft, tiene múltiples funciones y para quien no la utilice a diario puede parecer una ciencia conocer esta plataforma. Sin embargo, la prestigiosa Universidad de Harvard se tomó el trabajo de elegir las diez funciones más relevantes, entre 500 posibles, para exprimir los usos de las hojas de cálculo más famosas.
La herramienta Microsoft Excel se puso en marcha en 1985 y, desde entonces, ofrece resolución y organización de cálculos en millones de oficinas y hogares. Es por esto que alrededor de 750 millones de personas trabajan con Excel a diario, según el Harvard Business Review que, además, se tomó el trabajo de contemplar cuántos minutos le llevaría al usuario aprender cada función recomendada.
Pegado especial
Esta función permite copiar información de determinadas celdas para poder pegarlas en otras de la misma manera en la que se toman, independientemente del formato. Para ello, se deben pulsar Control (Ctrl) + C para copiar y, para pegar, Ctrl + Alt + V. Según los especialistas de Harvard, esta función puede aprenderse en unos diez minutos.
Insertar más de una fila o columna
Para añadir varias filas o columnas en Excel, se debe seleccionar la cantidad de estas unidades que queremos sumar con el mouse y, después, apretar Ctrl + Shift + signo más (+). Apenas dos minutos bastan para incorporar esta función.
Relleno inteligente
Puesto en funciones en 2013, la opción para rellenar datos automáticamente cuando Excel detecta un patrón simplifica mucho el trabajo.
Para este comando, que toma unos 30 minutos aprender según los especialistas que desarrollaron la lista, se debe partir de un ejemplo en el que las diez primeras celdas de la columna A contienen una progresión que va desde la combinación “ABC-0001” a “ABC-0010” y que sólo se necesitan los números después del guión.
Para descartar las letras se utiliza el relleno inteligente, que debe activarse en las opciones avanzadas de Excel (en general, la opción viene habilitada) se debe establecer el patrón que desea seguirse escribiendo “0001” en la primera celda de la columna siguiente y seguir la progresión numérica en las celdas siguientes hacia abajo para que la herramienta identifique el patrón y rellene las celdas restantes automáticamente.
Funciones “INDEX” y “MATCH”
Los especialistas de Harvard consideran que estas dos funciones son de las más potentes usadas al mismo tiempo, sobre todo si se necesita extraer información de grandes conjuntos de datos, de manera eficaz y precisa. Es por esto que lleva su tiempo aprenderla: alrededor de 45 minutos.
Si bien los mismos creadores de la lista afirman que se trata de una combinación “compleja”, aseguran que vale la pena practicarla porque se trata de “uno de los usos más importantes de Excel”.
El ejemplo parte de dos hojas de cálculo: una que contiene una lista de productos, con cuatro columnas (Número de producto, Nombre del producto, Beneficio e Ingresos), y otra con una lista con los nombres de cada producto. La idea es conocer cuánto beneficio reportó cada producto. Para ello, se debe usar el nombre del producto como valor de búsqueda.
Esto se consigue llamando a ambas funciones de la siguiente manera:=INDEX(columna “Beneficio”, con la que se busca un valor de retorno),MATCH(valor de búsqueda,columna “Nombre del producto” en la que quiero buscar),0(para dar una coincidencia exacta).
Suma rápida
En apenas dos minutos se puede conocer cómo aplicar esta función, que consiste en ubicarse en la última celda de la fila o columna que desea sumarse y apretar Alt + signo más (+).
Rehacer y Deshacer
De las funciones más usadas y conocidas que casi no necesitan tiempo de aprendizaje (un minuto), los especialistas de Harvard catalogaron a este par de comandos como “indispensables” para resolver problemas en caso de algún error de escritura o de formulación. Para activar la función Deshacer en Excel, se debe apretar Ctrl + Z; mientras que si se busca utilizar la herramienta Rehacer, habrá que combinar Ctrl + Y.
Eliminar duplicados
Esta función consiste en un repaso que Excel hace sobre todos los datos en la hoja de cálculo, para luego eliminar la información que la plataforma lea dos veces.
Antes de usar esta herramienta, los especialistas de Harvard (que plantean diez minutos como máximo para aprender a usarla) sugieren duplicar la hoja de cálculo ya que Excel borra el primer valor de la tabla. Para eliminar datos duplicados de manera automática, el usuario debe seleccionar la fila o columna que desee modificar, ir a la pestaña Datos y, luego, seleccionar la opción “Quitar duplicados”.
Inmovilizar columnas y filas
Esta función es muy útil en caso de que la hoja de cálculo tenga muchos datos y haya que desplazarse permanentemente por ella, sin que se pierda el rótulo o nombre de cada columna y fila a medida que el usuario se va moviendo.
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Para dominar la inmovilización de columnas y filas en Excel hay que invertir unos 15 minutos y que recurrir a la sección “Vista” (en algunos sistemas puede aparecer como “Visualización”), seleccionar “Inmovilizar paneles” y elegir si se desea dejar fija la primera columna o la primera fila. Para desactivar las funciones, se debe ir a la misma sección y pulsar en “Movilizar paneles”.
Usar el F4
Esta tecla, situada en la parte superior del teclado, sirve para usar de manera repetida la última acción que se utilizó. Por ejemplo: si hay que resaltar varias celdas no consecutivas, se puede marcar la primera y, luego, ir pulsando F4 en cada celda que se busque resaltar. En las celdas que contengan una fórmula, al apretar esta tecla, se desplegará una serie de opciones.
Desplazamiento total por toda la hoja
A veces se trabaja en hojas de cálculo con muchos datos y se debe ir hacia la última celda con cifras, tanto en una fila como en una columna. Para esto, se debe pulsar Ctrl + la dirección hacia la que se quiera dirigir, con las flechas que se ubican en el sector inferior derecho del teclado.
