Nueva York.- Es increíble mirar hacia el pasado, hace 30 años cuando Microsoft
empezaba, y ver cómo se ha transformado nuestra manera de trabajar. Ahora nos acercamos a lo que
llamo un ‘estilo de trabajo digital. Si observas mi oficina, no verás mucho papel. Sobre mi
mesa hay tres pantallas sincronizadas que forman un único escritorio, puedo arrastrar cosas de una
pantalla a otra. Una vez que has probado esa enorme área de visualización, ya no hay vuelta atrás,
pues tiene un impacto en tu productividad.
El monitor de la izquierda tiene mi lista de correos electrónicos. Al centro suelo tener el
correo que en ese momento estoy leyendo y respondiendo. Y a la derecha está mi navegador. En
Microsoft, el e-mail es el medio de comunicación por excelencia, más que el teléfono, los
documentos, los blogs, los tablones de anuncio o, incluso, las reuniones.
Recibo cerca de 100 e-mails al día, así que aplicamos un filtro para organizarlos –los
envían todas las personas que conozco, llegan desde Microsoft, Intel, HP y otras empresas. También
consulto un informe de correos que elabora mi asistente, remitidos por gente o compañías que no
conozco, para saber cuáles son sus inquietudes. Así que el reto no es tanto una comunicación
efectiva a través del correo, sino selectiva.
No suelo usar la lista de tareas, prefiero usar el correo, las carpetas del escritorio y mi
calendario online. De esa manera puedo centrarme en los correos que he marcado y revisar las
carpetas que monitorean algún proyecto o blog. Tampoco hago mucho caso de la ventana en Outlook que
notifica la llegada de correos nuevos, a menos de que sea algo muy importante.
Es difícil mantenerse concentrado con tanta sobrecarga de información. El otro problema es la
escasez de información, es decir, estar saturado de información no significa que tengas la más
relevante o que contactes con las personas adecuadas. Soluciono esto dilema usando SharePoint, una
herramienta que crea webs para participar en proyectos específicos. Esos sitios contienen planes,
programas, foros de discusión y otra información, y pueden ser creados por cualquier miembro de la
compañía con un par de clics.
Todos los años me retiro una semana -la ‘Think Week’- para leer y reflexionar en
torno a más de 100 escritos donde los empleados de Microsoft analizan temas de la empresa y el
futuro de la tecnología. Microsoft tiene más de 50,000 trabajadores, así que cuando planteo una
pregunta o los consulto sobre algún tema, ellos pueden opinar y decirme “Estás
equivocado” o “Ese proyecto lo están llevando a cabo en tal lugar”. Y SharePoint
me relaciona con todos ellos. Es como tener una super-website que nos permite editar y discutir de
una manera más efectiva que los correos electrónicos con archivos adjuntos.
Otra herramienta digital que ha tenido un gran efecto en mi productividad es el buscador de
escritorio. Ha transformado el modo en el que acceso a la información de mi PC, los servidores y la
Internet. Con discos duros de más capacidad y mayor ancho de banda, ahora tengo gigas de
información en mi PC y servidores en la forma de correos electrónicos, documentos, bases de datos,
archivos multimedia y más.
El papel apenas tiene presencia en mi vida diaria, el 90% de las noticias que necesito está
online, y cuando asisto a una reunión apunto las cosas en mi Tablet PC. Ésta está totalmente
sincronizada con la máquina de mi oficina y dispone del software OneNote, así que todas mis notas
son digitales.
El único objeto de baja tecnología en mi oficina es una pizarra blanca, uso marcadores de
colores y es estupenda para la lluvia de ideas. Algunas oficinas en la empresa tienen pizarras
electrónicas que capturan la imagen y la envían a la computadora, como si fuera una enorme Tablet
PC. Yo no tengo una de esas, quizá para el año próximo.
Mis días están llenos de reuniones, así que es un lujo sentarme a escribir lo que pienso.
Cuando no tengo tiempo para ello, lo hago cuando los niños se han ido a dormir. Pero si la semana
ha sido muy pesada, entonces los fines de semana son los días en que puedo escribir los correos
electrónicos más extensos y meditados. Cuando la gente llega a trabajar el lunes, sabrán que he
estado ocupado: sus buzones están repletos de mis e-mails.
Las herramientas que uso
Hardware
Computadora marca Dell y Tablet PC marca Motion, ambas con sistema operativo Windows XP.
Monitores NEC de 21 plgs. (adaptados para funcionar como un único escritorio)
Ratón inalámbrico de Microsoft
Cámara Logitech (para videoconferencias)
Software (todos de Microsoft)
Outlook (correos y agendas)
SharePoint (colaboración interna)
OneNote (realizar anotaciones)
Communicator (mensajería instantánea, servicio PC-a-teléfono, etc.)
Papel
Ninguno
