El cambio permite optimizar la administración y reducir el costo de papel e impresiones. Además, constituye un beneficio para el ambiente.
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En línea con las políticas de despapelización lanzadas por provincia y municipio, la Universidad Nacional de Rosario no realizará trámites en formularios de papel desde este año. Desde el primer día de enero, todas las gestiones administrativas se hacen exclusivamente en forma digital.
El cambio, explican, no sólo permite optimizar la administración, sino también reducir el costo de papel e impresiones y constituye un beneficio para el ambiente.
La medida comenzó a regir desde el 1º de enero pasado y abarca a todos los procesos administrativos de la universidad pública y de las distintas facultades.
En tanto, en una segunda etapa se trabajará en la digitalización de los sistemas académicos, con la idea de llegar al diploma digital en el primer semestre del año.
La implementación de nuevos sistemas digitales es el desafío que emprendió el área de Innovación y Apoyo a la Gestión de la UNR. Según explicó el secretario del área, Pedro Arias, en los últimos años se fueron adaptando los sistemas con el objetivo de optimizar la administración.
Hace un año y medio se implementó el Sistema Único de Documentación (Sudocu), para generar expedientes digitales. A este se anexaron otros como Pilagá y Diaguita para todos los trámites económicos financieros.
Como ejemplo, Arias menciona que una solicitud de bienes y servicios a través de Diaguita ya genera el expediente directamente, por lo que los sistemas están interrelacionados y eso agiliza su resolución.
Esta dinámica comenzó en la Sede de Gobierno de la Universidad y luego se fue avanzando en las distintas facultades. En noviembre pasado, se terminaron de implementar estas nuevas herramientas de gestión en todas las unidades académicas y, en forma paralela, se capacitó al personal que se tuvo que ir adecuando a los cambios.
Para implementar Sudocu en cada facultad, se realizó un plan de capacitación a todas las áreas 15 días antes de lanzarlo y luego, durante la primera semana de funcionamiento del sistema en la unidad académica, un equipo de Sudocu estuvo de manera presencial para salvar cualquier inconveniente. Actualmente se trabaja con un sistema de mesa de ayuda por dudas que pueda surgir.
El proceso continúa con el área académica. Arias destaca que el Sistema Guaraní, en su última versión, está implementado en todas las facultades y la idea es llegar al diploma digital en el primer semestre del año que viene. Esto incluye actas digitales y firma electrónica.
De esta forma se completaría el “ecosistema de soluciones” para las áreas administrativas y de gestión académica.
La palabra despapelización se escucha cada vez con mayor frecuencia en oficinas públicas y empresas que empiezan a modificar sus circuitos administrativos hacia lo digital. Según advierten, eliminar el papel de los trámites reduce costos, resulta más amigable con el ambiente y genera procesos más ágiles para acceder a la información y optimizar los flujos de trabajo.
En un año, la Municipalidad duplicó la cantidad de trámites administrativos que se realizan de manera digital. Según un informe reciente, la mitad de los trámites municipales ya se hacen online. La digitalización provocó que en 2024 los ciudadanos efectuaran 216 mil trámites de manera remota, más del doble de los realizados en el año anterior.
La web rosario.gob.ar superó las 21 millones de visitas, y ya hay más de 400 mil perfiles digitales creados, lo que representa más del 50% de la población rosarina mayor de 18 años, condición indispensable para obtenerlo.
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En marzo del año pasado, la provincia aprobó su programa de “Despapelización de la Administración Pública”, tendiente a la consolidación de prácticas administrativas con el objetivo de reducir el uso del papel en la administración pública, con carácter obligatorio.
La medida busca reducir un 30 % en el primer año la compra y el uso del papel en todas las oficinas públicas santafesinas, con el fin de lograr una disminución total del 80% para 2027.
De acuerdo a información del gobierno santafesino, durante 2024 se ejecutaron más de 60 acciones de reducción de uso de papel, entre ellas la reducción de impresión de documentos en oficinas, digitalización de procesos internos, eliminación de impresión de boletas de impuesto inmobiliario y patente, la no impresión del proyecto de presupuesto provincial, digitalización de EPE, Iapos y ASSA; la no renovación de contratos de tercerización de servicio de Archivo.
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En agosto pasado, se realizó un proceso de gran descarte de papel en la sede del Ministerio de Salud en Santa Fe, donde se eliminaron 15 toneladas. Luego, otras jurisdicciones se sumaron a esta iniciativa que dio como resultado otros 18.820 kilos descartados. Ese papel es procesado por empresas de reciclaje, para su posterior reutilización o transformación en otros materiales.
Por Emmanuel Paz
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